Zeven tips om het hoofd koel te houden op warme dagen

De afgelopen weken hebben we genoten van tropisch zomerweer. Ook de komende weken blijft de temperatuur aangenaam hoog. Tenminste als je lekker met een drankje aan de rand van het zwembad zit of geniet met een luchtbed op het water.

We hebben te maken met extreem hoge temperaturen, niet alleen in Nederland maar in heel Europa. Toch is er voor Nederland  een grotere impact dan bijvoorbeeld voor Spanje. Daar is men niet alleen gewend aan warmte, alles is er ook op aangepast. Huizen en kantoren zijn anders gebouwd en op het warmst van de dag neem je een siësta.

Veel omgevingen hebben airconditioning of andere luchtkoelinstallaties maar niet ieder kantoor. Tenslotte, we zijn niet gewend aan temperaturen boven de 35 graden.

In sommige gevallen is het gewoon te warm en kan ook de airco het niet aan.

Doorzetten

Maar stel dat voor jou de vakantietijd nog niet aangebroken is, wat kun je dan doen om een tropische werkdag goed door te komen?  Ik heb een zevental simpele tips voor je waarmee je de tijdelijke hitte de baas blijft. Want gelukkig duurt deze hitte niet eeuwig, voor je het weet klagen we weer dat het zo koud is.

1   Drink voldoende water

Probeer voldoende water te drinken op een dag. Gebruik het water op kamertemperatuur. Als je ijskoud water drinkt dan zal je lichaam dit proberen te compenseren door het lichaam extra op te warmen en dit is het laatste wat je wilt. Vermijd cafeïne, dit heeft de neiging om je lichaam uit te drogen en de lichaamstemperatuur te laten stijgen.

2   Start je werkdag zo vroeg mogelijk

Wanneer je niet perse gebonden bent aan kantoortijden, is het handig om je werkdag zo vroeg mogelijk te beginnen. Wanneer je om 07.00 uur begint en om 16.00 uur weggaat scheelt dit veel. Bovendien kun je nadien genieten door nog even te gaan fietsen, zwemmen of te picknicken in het park of op het strand. Het is dan vaak ook niet zo warm meer. Vermijd zoveel mogelijk zwaar werk als het kan.

3   Neem extra pauzes

Wanneer de temperatuur tropisch is, dan heeft je lichaam meer rust nodig. Neem vaker een pauze in een koelere ruimte.

4   Wind je niet op

Wanneer je oververhit bent is het gemakkelijk om je op te winden. Waarschijnlijk zal er niet zoveel uit je handen komen als op een regenachtige dag. Fact of life, accepteer dit. Laat je niet verleiden tot discussies die nergens toe leiden.

5   Luchtige kleding

In je korte broek en flip flops verschijnen op je werk is meestal niet zo’n goed idee. Probeer echter je kleding aan te passen door linnen of katoenen kleding te dragen. Zorg ervoor dat je lichte kleuren draagt, want deze stoten warmte af terwijl donkere kleuren de warmte juist aantrekken.

6   Zorg voor voldoende planten in je werkomgeving

Plaats extra planten in je werkomgeving. Deze zorgen ervoor dat de hitte beter gecontroleerd kan worden en zorgen voor een gezondere lucht.

7   Zet elektrische apparaten waar mogelijk uit

Elektrische apparaten zoals pc’s en monitoren stoten veel hitte uit. Zorg ervoor dat wanneer je de apparaten niet gebruikt, deze ook uitgezet worden. Dit scheelt een hoop warmte uitstoot.

Voor de rest is het gewoon een kwestie van doorbijten. Voor je het weet zit je  lekker in de schaduw met een koel drankje …..

 

 

Altijd maar aan staan

Deze week geen blogpost op mijn eigen site maar een verwijzing naar Frankwatching, een van de grootste online sites in Nederland op het gebied van Online Communicatie, Marketing en … ook een beetje coaching.

Ik heb namelijk afgelopen weekend mijn eerste artikel / column geschreven over het fenomeen dat we wel 24/7 van alles kunnen doen maar dat we het misschien niet moeten doen.

Vakantie moet vakantie zijn

Afhankelijk van waar je zit in Nederland, begint over één of enkele weken de zomervakantie weer. Voor heel veel mensen is dit het moment om tot rust te komen en even de gedachten te verzetten naar iets compleet anders. Het is heel gewoon dat iedereen uitkijkt naar de vakantie. Je moet nog eventjes stevig doorwerken om alles zo achter te laten zoals je wilt, maar daarna begint ook echt het grote ontspannen en idealiter het grote niets doen.

Dolce far niente

Maar doe je dan daadwerkelijk niets? Veel mensen nemen toch hun werk mee op vakantie. Dat kun je dan zowel letterlijk als figuurlijk zien. Letterlijk in de zin dat de laptop meegaat omdat er nog iets af moet worden gemaakt, maar ook figuurlijk wanneer je in je hoofd niet helemaal los komt omdat je altijd maar denkt aan dat ene nog lopende project of andere werk gerelateerde zaken.

In de afgelopen jaren hebben we werk zien veranderen van iets waarbij je gebonden was aan een werkplek (daar stond je computer en daar was je telefoon en daar had je toegang tot alle bestanden) tot de huidige situatie waarin je steeds vaker tijds- en plaats ongebonden kunt werken. Met alle gevolgen van dien, want we raken in veel gevallen het werken niet meer kwijt. Het is trouwens niet voor alle werkenden het geval, een buschauffeur of een verpleegster zijn nog wel gebonden aan een plaats.

Help je je collega?

Natuurlijk is er iets voor te zeggen dat je een collega die een vraag heeft binnen 5 minuten kunt helpen vanaf je vakantie adres. Je kunt hem of haar de goede kant op wijzen. Dit kun je doen om je collega een plezier te doen en natuurlijk je werkgever ook, maar doe je jezelf er ook een plezier mee?

Want je bent eigenlijk helemaal niet op vakantie als je voor een gedeelte gewoon nog steeds aan het werk bent. Het kan een belangrijke overweging zijn om voor de vakantie je laptop of smartphone thuis te laten. Dit kan in het begin heel onwennig voelen, maar het is wel de mogelijkheid om jezelf toe te staan om onbezorgd te genieten van je vakantie.

Maar daar zijn wel een aantal praktische bezwaren bij. Niet zozeer bij de laptop, hooguit zullen de kinderen het gemis van de laptop voelen, maar de smartphone is natuurlijk ook jouw connectie met alles wat er om je heen gebeurt op sociale media en niet alleen met werk.

Je hoofd leegmaken

Toch kan offline zijn je helpen om je hoofd leeg te maken, zodat jij zonder rompslomp je vakantie met vrienden, familie of je gezin kunt beleven. Is dat moeilijk zo’n digitale detox? Ik sprak onlangs Johan (Johan van Houten, auteur van het boek 366 dagen digiminderen) die een jaar lang alle digitale communicatie heeft afgezworen en sindsdien de balans bewaart tussen online en offline zijn. Voor Johan betekende dit een jaar lang geen gebruik maken van zijn smartphone, geen e-mail en geen internet. Dit werd voor hem een bijzondere ervaring, waarin hij voornamelijk rust vond. Eigenlijk hield hij tijd over die hij normaal zou besteden aan het onderhouden van contacten op Facebook en andere online activiteiten zoals het spelen van spelletjes, het bekijken van films etc.

Het kan uiteraard ook nog wat uitdagingen opleveren, want even snel een adres opzoeken in je routeplanner is er niet bij, of doorgeven dat je iets verlaat bent op een afspraak. Maar het idee om te ontgiften van alle moderne communicatiemiddelen, zie je met enige regelmaat opduiken op ironisch genoeg sociale media.

Offline tijdens de vakantie

Er zijn verschillende initiatieven om de smartphone een tijdje met rust te laten. Bijvoorbeeld door twee dagen je mobiel te laten liggen en er helemaal niks mee te doen. Wat gebeurt er na die twee dagen? Twee dagen gaan namelijk razendsnel voorbij en je kunt niet echt ervaren hoeveel rust het geeft om je smartphone voor langere tijd niet meer te gebruiken. Na twee dagen kun je de ervaring aardig teniet doen, door bijvoorbeeld weer ongelimiteerd te bellen en video’s te bekijken en al dat soort dingen meer. Het heeft je hooguit een glimp gegeven van een offline leven.

Als je jezelf en je familie een keer echt een dienst wilt bewijzen, laat dan je mobiel gewoon met rust gedurende de vakantie. Er zijn altijd (nood)situaties te bedenken waarbij je je mobiel nodig hebt. Als je met panne zou staan op de Route National in Frankrijk of als er een situatie is waarbij de thuisblijvers je mobiel willen bereiken. De noodgevallen zullen waarschijnlijk niet voorkomen, maar zijn wel het meest gebruikte excuus voor een online leven. Je hoeft je smartphone niet per se te gebruiken.

De vloek van roaming

Tegenwoordig kun je eigenlijk in heel Europa onbeperkt roamen en is er eigenlijk geen rem meer op ons internetgebruik in het buitenland. Vroeger had je toch het gevoel dat het veel tijd kost en had je geen zin in een rekening van  € 800 bij terugkomst van je vakantie. Dus zetten we de mobiel maar eventjes niet op data roaming, maar als we een wifinetwerk tegenkomen, dan maken we wel een connectie om te kijken of er nog iets gebeurd is in de wereld. Dat online zijn nu overal en altijd mogelijk is en minder kostbaar is dan voorheen, vergt van jezelf een andere mindset. Kies dus bewust voor de balans tussen online en offline leven.

Vandaar mijn oproep om je mobiel tijdens de vakantie voor langere tijd met rust te laten en de tijd gewoon op een zinnige manier te spenderen. Wat zinnig is, is voor iedereen anders. Dat laat ik aan je eigen fantasie over.

Bezield werken, kan dat?

In mijn vorige blog ben ik ingegaan op waarom het merendeel van de werknemers, 85% volgens de engagement scan van Galuppe van december 2017, zich niet betrokken voelt met het werk dat ze doen of zelfs afgehaakt is.

Dat is een schokkend percentage waar je gemakkelijk overheen leest of wat misschien niet helemaal binnenkomt, maar uit een team van 10 mensen zijn er slechts twee (omdat een half mens niet bestaat)  betrokken. Stel je voor dat je tot je pensioen zo door gaat, ontevreden en niet betrokken. Dat wil je toch niet?

Wat beïnvloedt de betrokkenheid?

Uit de state of employee engagement in 2018 (bron HR.com) blijkt dat de top drie factoren die invloed hebben op de betrokkenheid van werknemers luidt:

  1. het vertrouwen in de leiders (77%);
  2. de relatie met de direct leidinggevende (74%);
  3. de organisatie cultuur (73%).

Vaak zie je dat een goede directe leiding gevende de medewerker afschermt en zeker een bindende factor is, maar zijn of haar invloed en reikwijdte is beperkt. Zoals we later ook zien, kan zelfs de meest betrokken directe leiding gevende een oekaze niet ongedaan maken.

Duidelijk is dat het management en de organisatie cultuur van grote invloed zijn op de betrokkenheid van de werknemers. Bij dit soort uitslagen denk ik gelijk aan bedrijven die pyramide vormig georganiseerd zijn. De macht is belegd bij enkele managers aan de top en de werknemers onder aan de pyramide hebben weinig tot niets in de pap te brokkelen.

De afstand van de top tot de werkvloer is letterlijk en figuurlijk groot. Een abstracte opdracht wordt concreter op de weg naar beneden toe (10% bezuiniging kan voor de medewerker betekenen dat een training niet kan worden gevolgd).

Er zijn diverse lagen die de top managers van de vloer scheiden en taken zijn functioneel ingedeeld. Er zijn diverse staf organen die de managers ondersteunen bij het managen van de werknemers. Toch denk ik dat dit soort pyramide vormige organisaties niet langer een antwoord zijn op een snel veranderende en complexe omgeving.

Er moeten simpelweg teveel radartjes aangezwengeld worden wil de machine in gang gezet kunnen worden. Dit leidt tot een responsetijd die te lang is en geen antwoord biedt op de snelheid waarmee de omgeving verandert. Voor de werknemers leidt het tot demotivatie omdat ze slechts een radartje zijn in het grote geheel en weinig zicht hebben op waar hun inbreng toe leidt.

Ze hebben simpelweg te weinig inbreng en verantwoordelijkheid. Een deel van hun kwaliteiten wordt maar aangesproken, terwijl er een heel palet aan kwaliteiten onbenut blijft. Dit leidt bij werknemers tot ontevredenheid.

Maar wat kun je nu concreet doen om de betrokkenheid van de werknemers te verhogen?

Door onvrede over de traditionele (hiërarchische) organisatievormen, zie je ook bedrijven ontstaan die de stoute schoenen hebben aangetrokken en zich anders zijn gaan organiseren. Ik wil focussen op een relatief nieuwe organisatievorm, namelijk die van zelfsturende teams.

Deze roep om nieuwe organisatievormen ontstond door onvrede over o.a.: teveel werkdruk, te grote en onpersoonlijke organisaties, te veel management lagen en – wisselingen, te grote afstand tot de cliënt/patiënt en te weinig gebruik maken van de kwaliteiten van de werknemers.

Het team is de baas

We kunnen Stichting Buurtzorg Nederland, een landelijke thuiszorgorganisatie als voorbeeld nemen (zie ook Frederic Laloux in Reinventing Organizations, H 2.2 zelfsturing).

Maar wat maakt Buurtzorg nu anders dan een traditionele thuiszorg organisatie? Buurtzorg maakt gebruik van zelfsturende teams. Ieder team bestaat uit maximaal 12 personen, die het werk voor ca. 50 cliënten in een buurt organiseren. Er is geen manager en er zijn ook geen staf functies. Natuurlijk is er wel een directie en in zeer beperkte mate noodzakelijke ondersteunende functies (ca. 40 man op 8600 verpleegkundigen), maar als het op uitvoerend niveau aankomt is het team de baas.

Alle taken en verantwoordelijkheden zijn belegd bij de medewerkers van het team. Er kan een beroep gedaan worden op een regionale coach die teams begeleidt, maar deze heeft geen beslissingsbevoegdheid. Het team is verantwoordelijk voor de intake van cliënten, de planning, doet de aanname van nieuw personeel, de administratie, de inkoop van materialen etc. Natuurlijk is deze veelheid aan taken en verantwoordelijkheden in het begin lastig voor de medewerkers. Als er iets fout gaat of er een moeilijke beslissing genomen dient te worden, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de fout of de beslissing.

Tevreden cliënten

Cliënten van Buurtzorg waarderen de zorg met een 9.1 (zie website Stichting Buurtzorg Nederland). Goede zorg hoeft derhalve niet noodzakelijkerwijs te worden gedicteerd door administratie, getimede procedures en zo voort. Zorg is mensenwerk met zo min mogelijk onnodige administratie.

Er wordt door Buurtzorg goed gekeken hoe de zelfredzaamheid van de cliënt bevorderd kan worden. Wat kan de cliënt nog zelf doen of weer leren? Welke taken zouden door familie, mantelzorgers of buren van de cliënt kunnen worden gedaan? De zelfredzaamheid van de cliënt is het uitgangspunt en daarnaast wordt het sociale vangnet van de cliënt nauwkeurig in kaart gebracht. Op deze manier blijven er minder zorgtaken over die door Buurtzorg gedaan hoeven te worden.

Naast de goede zorg is er nog een groot pluspunt: de bezieling van de zorgverleners. Eindelijk kunnen zij hun kennis en kunde gebruiken om zorg te verlenen in plaats van dat ze een draaiboek volgen.

Buurtzorg heeft bevlogen medewerkers die bij een cliënt over de vloer komen (maximaal twee verschillende) en de zorghandelingen verrichten. Het contact met de cliënt is persoonlijk en er blijft ruimte voor een praatje of een kopje koffie. De werknemers van Buurtzorg zijn laaiend enthousiast over deze manier van werken. Ze kunnen namelijk goede zorg verlenen aan de cliënten, er is voldoende ruimte voor persoonlijk contact en ze kunnen al hun kwaliteiten inzetten die ze in huis hebben. Daarnaast kost de zorg gemiddeld 35% minder uren ten opzichte van vergelijkbare organisaties (onderzoek door KPMG 2014).

Deze wijze van organisatie staat haaks op de werkwijze van de traditioneel ingerichte thuiszorginstellingen, die de werkzaamheden nauwkeurig klokken van hun medewerkers. Er staat zoveel minuten voor het zetten van een spuit of het aanbrengen van een verband. Er worden continu wisselende zorgmedewerkers naar ouderen en hulpbehoevenden gestuurd, die in- en uit vliegen. De medewerkers worden op een avond van hot naar her gestuurd en hebben geen binding met de cliënten. Dit leidt tot ontevredenheid van de medewerkers.

Win-win-win

Bovenstaand voorbeeld illustreert dat wanneer een traditionele pyramide vormige structuur wordt los gelaten en plaats maakt voor zelfsturing en zelfmanagement (zoals bij Buurtzorg) de werknemers weer bezield kunnen werken. Bezield werken kan ook bedrijfseconomisch ondersteund worden, doordat dit leidt tot lagere zorgkosten (35% minder uren), lager ziekte verzuim (20-30% lager) en minder verloop (33% minder) dan bij traditionele thuiszorgorganisaties. Daarnaast put het uit een onbeperkte bron aan inspiratie en bezieling bij de werknemers.

Maar er zijn ook andere mogelijkheden om bezieling terug te brengen bij de mensen, zelfsturende teams is er maar één van.

Ontzield werken

Als je aan mensen vraagt waarom ze werken is het antwoord vaak omdat het moet. Er moet tenslotte brood op de plank komen om de hypotheek of de huur te kunnen betalen, de zorg voor het gezin en zo voort. Toch is werk belangrijker dan je denkt, ook vanuit een ander perspectief dan alleen maar geld. Omdat we een aanzienlijk deel van onze tijd op het werk door brengen en werk voor sommigen kan voelen als een stuk van onze identiteit (voor anderen ook niet).

Daarom is het zo schokkend dat uit de engagement scan van Galuppe van december 2017, blijkt dat 85% van de werknemers niet engaged of actively disengaged is op het werk. Vrij vertaald zou ik zeggen dat het merendeel van de werknemers “afgehaakt” is op het werk.

Waar komt dat door?

Dit zegt nogal iets over de manier waarop we werken, waarbij we ons niet of nauwelijks verbonden voelen met wat we doen.

Daar kunnen diverse redenen voor zijn. We voelen ons miskend of niet gewaardeerd, het werk is niet leuk of zinvol meer of de keuzes die worden gemaakt door de organisatie botsen met de jouwe.

Je zou heel graag die klant met zijn probleem willen helpen (en je hebt ook echt een oplossing) maar helaas … Het script dat je uitvoert, zegt dat het niet mag of teveel tijd kost. Ook al krijg je een blije klant. Het script kan je hier lezen als een belscript in een call center, maar ook als de vertaling van procedures van de organisatie. “The computer says no”, geeft jou als medewerker niet perse een goed gevoel. Je wilt meer bereiken voor jouw klant in het bedrijfsleven, jouw leerling op school of jouw patiënt/cliënt bij een zorginstelling.

Maar het is ook zo dat we bepaalde delen van onszelf niet tonen op het werk. We laten alleen de kleuren zien die geaccepteerd zijn, zoals de logica en de rede. Kortom het hoofd nemen we mee naar het werk. Maar ons hart en ziel, onze andere kleuren en eigenheid, laten we thuis. Naast het feit dat het niet mag zijn er andere redenen.

Een reden waarom we dit massaal lijken te doen, is dat we ons op het werk onvoldoende veilig voelen om onszelf te laten zien zoals we werkelijk zijn. We durven onze zachte kant niet te laten zien, we durven onze gedachten, meningen, twijfels en emoties niet te tonen aan andere collega’s en het management. Kortom onze kwetsbaarheid mag er wel zijn, maar dan vooral thuis.

Kwetsbaarheid

Kwetsbaarheid laat je niet zien op het werk, daar draag je je harnas. Het vergt moed om een andere mening te hebben en met je kop boven het maaiveld uit te steken. Heel weinig mensen hebben het lef om te zeggen : “dan stop ik er mee” of “dat doe ik niet” als wat je moet doen tegen zijn of haar principes in gaat. Want … ja de schoorsteen moet roken en de hypotheek of huur moet betaald worden.

Veel mensen hebben het gevoel dat ze hun ziel parkeren bij de ingang van het werk om deze vervolgens na werktijd weer op te pikken. Je zou dit ontzield werken kunnen noemen. Dit is (theoretisch) trouwens een heel subjectieve observatie omdat sommige mensen er anders tegen aan kijken. Wat jij ontzield noemt is afhankelijk van jouw mening over de ziel. Vind jij dat een zorginstelling er primair is om goede of zelfs de best mogelijke zorg te verlenen aan de patiënt/cliënt, dan zijn de protocollen over de tijd die voor een bepaalde behandeling staat al gauw een aantasting van de ziel. De opsteller van de protocollen ziet dat anders, we moeten nu een maal normen hebben omdat tijd en geld niet oneindig zijn.

Toch bewijzen organisaties zoals Buurtzorg ook dat het anders kan. Dat er meer gedaan kan worden voor de cliënten en deze de zorg als uitstekend waarderen en dat de medewerkers met hart en ziel aan het werk zijn. Dit alles zonder de zorg onbetaalbaar te maken!

Aanpak

Maar hoe dan? Hoe vind je de ziel terug met aandacht voor de twee rivaliserende elementen, emotie en ratio? Of zijn die niet noodzakelijkerwijs rivaliserend?

Hoe anders zou het zijn als mensen zichzelf meebrengen naar het werk met hun vrouwelijke en hun mannelijke energie (zie ook Frederic Laloux in zijn meesterwerk Reinventing Organizations). De vrouwelijke energie is er één van verbondenheid, goed luisteren, intuïtie en het bespreekbaar kunnen maken van twijfels. Terwijl de mannelijke energie verbonden is met rationeel denken, duidelijkheid en beslissingen nemen. Om beide delen te verbinden en mee te nemen naar het werk, zal in het begin beslist onwennig aanvoelen voor de meeste mensen. Maar het kan ook een bron zijn van energie, passie en creativiteit. Het zal veel “schwung” toevoegen aan het bedrijfsleven.

Wanneer mensen zichzelf weer meenemen naar het werk, voelen deze mensen zich ook meer verbonden met zichzelf omdat alle delen er mogen zijn. Mensen mogen weer authentiek zijn. De verdeeldheid die ik nu vaak zie in het bedrijfsleven zal ook minder zijn, omdat er nu vaak vanuit het ego en macht gesproken wordt en niet vanuit verbondenheid met elkaar. De sfeer van “wij” versus “zij” zorgt ervoor dat er mijns inziens veel energie verloren gaat.

Juist die verdeeldheid binnen een bedrijf en het ontbreken van een gemeenschappelijke focus vind ik een gemiste kans. Hoe anders en meer “bezield” zou het voelen als wij onszelf kunnen zijn en samen kunnen staan om een gezamenlijke missie te kunnen volbrengen en iets toe te voegen wat waardevol is voor de samenleving. Hoe leuk zou het zijn als wij weer bezield aan de slag zou kunnen gaan, met hart en ziel?

In een volgend blog wil ik ingaan op hoe je meer bezield kunt werken en, heel belangrijk, welke randvoorwaarden noodzakelijk zijn vanuit de organisatie.